La Agencia Española de Protección de Datos alerta de esta práctica que sigue realizándose en hoteles, bancos e instituciones y que podría acarrear graves sanciones económicas.
El DNI contiene datos personales fundamentales para cualquier trámite, por lo que fotocopiarlo o fotografiarlo sin justificación puede suponer un riesgo de estafa y pérdida de privacidad para el ciudadano. Así lo explica la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que advierte de multas que pueden llegar hasta los 100.000 euros. ¿Te preocupa cómo afecta esta medida a tu día a día? A continuación, se detallan los puntos clave para entender por qué se debe evitar esta práctica y qué implica para empresas y particulares.
Por qué la Agencia Española de Protección de Datos considera ilegal fotocopiar el DNI sin justificación
En muchos hoteles, instituciones públicas e incluso entidades bancarias se solicita con frecuencia una copia del DNI para identificar al cliente. Sin embargo, según la AEPD, basta con mostrar el documento físico para cumplir esta finalidad. El problema surge cuando se realiza una fotocopia o fotografía del DNI y se almacena información sensible que podría facilitar la suplantación de identidad.
La AEPD ampara esta prohibición en el principio de “minimización de datos”, recogido en el artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos. Dicho principio establece que solo deben recabarse aquellos datos estrictamente necesarios para el fin propuesto, y el DNI contiene muchos más datos de los que, generalmente, se requieren para una verificación de identidad básica.
Estas son las consecuencias de incumplir la normativa y los riesgos para la ciudadanía
Además de la posible sanción económica, no se debe olvidar el riesgo que conlleva entregar copias del DNI de manera indiscriminada. El uso indebido de estos datos puede derivar en delitos de estafa, fraude o robo de identidad. De hecho, la AEPD ha impuesto sanciones relevantes a empresas por pedir fotocopias del DNI sin cumplir la normativa. Algunos ejemplos que se han dado a conocer son:
- Hotel Marins Playa: multado con 30.000 euros por fotocopiar la documentación a sus clientes.
- Orange: recibió una multa de 100.000 euros en marzo de 2023 por solicitar copias de ambas caras del DNI para entregar paquetes.
En el siguiente cuadro se pueden ver de forma resumida los posibles rangos de sanciones:
| Tipo de infracción | Sanción económica |
|---|---|
| Solicitud excesiva de datos (sin justificación) | Entre 600 y 30.000 euros (según el caso) |
| Almacenamiento y uso indebido de datos personales | Hasta 100.000 euros o más en casos graves |
Este tipo de infracciones puede suponer un impacto negativo en los derechos y libertades de las personas. Por lo tanto, la advertencia de la AEPD es clara: si no existe una razón de peso para fotocopiar el DNI, lo recomendable es abstenerse de hacerlo.
Procedimiento recomendado para verificar la identidad sin infringir la normativa de la AEPD
No todo el mundo sabe que no siempre es obligatorio entregar una copia de su DNI para trámites cotidianos. Conviene tener presente estas pautas:
- Mostrar el DNI y no entregarlo: basta con enseñar el documento en la mayoría de procesos de identificación.
- Exigir una explicación: si alguien solicita una copia, pregunta con qué fin y en qué base legal se ampara.
- Comprobar el destino de los datos: si la entrega es inevitable, pide saber quién custodiará el documento y con qué medidas de seguridad.
- Consultar a la AEPD: en caso de duda, se puede consultar la normativa en la web oficial de la AEPD.
De este modo, cada vez que alguien solicite “una simple copia” del DNI, será posible determinar si existe justificación para ello. Ojo con los plazos, porque en ocasiones, a pesar de que la empresa destruya la copia con posterioridad, ya se habrá expuesto información personal que no era estrictamente necesaria.
Cómo actuar si crees que tus datos han sido tratados de forma indebida o te han pedido el DNI sin justificación
En primer lugar, conviene hablar directamente con la empresa o institución que haya solicitado la fotocopia. Si persisten las dudas sobre la legitimidad del procedimiento o se observa algún tipo de irregularidad, la AEPD ofrece un canal de reclamación para estos casos. El organismo evaluará la situación y determinará si existe infracción de la normativa.
En definitiva, la sanción puede variar en función de la gravedad del incumplimiento, pero la idea principal es clara: fotocopiar el DNI no puede hacerse de forma generalizada. Las empresas y entidades deben justificar por qué necesitan conservar o digitalizar el documento y, si hay otras fórmulas menos intrusivas (como el simple vistazo o anotar solo el nombre y el número), deben utilizarse para cumplir la ley.