Hacer el check-in debería ser rápido: documento en mano, un par de datos y a por la llave. Pero al cliente del Hotel & Spa Beverly Park (propiedad de Suneris S.A.) le pidieron escanear el DNI completo. Se negó, y el hotel pasó a copiar sus datos manualmente en el ordenador. El caso llegó a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) el 28 de junio de 2024.
Tras revisarlo, la AEPD concluyó que escanear el DNI excede lo que exige la norma de registro de viajeros. La sanción empezó en 9.000 euros y, con reducciones, terminó en 5.400 euros; un “descuento” que en recepción no suele venir de serie.
¿Puede un hotel escanear el DNI en el check-in?
En España, los hoteles deben registrar a sus huéspedes y comunicar esos datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado según el RD 933/2021 (un Real Decreto que ordena el registro de viajeros). Ahora bien, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) manda ajustar la recogida a lo imprescindible: es el principio de minimización del art. 5.1, que básicamente significa “solo lo necesario, ni más ni menos”.
La AEPD determinó que el escaneo del DNI supone un tratamiento excesivo. Al digitalizar el documento completo, se capturan datos que no hacen falta para ese registro, como el rostro del viajero, el número de equipo de expedición o incluso los nombres de los progenitores. Por tanto, copiar los campos exigidos, sí; guardar la imagen completa del DNI, no.
Qué datos puede pedir un hotel según el RD 933/2021 y cuáles no
El expediente deja claro que el hotel puede recoger los datos necesarios para el registro de viajeros y su comunicación policial. En este caso, el propio establecimiento anotó campos como número de documento, tipo, fecha de expedición, apellidos, nombre, sexo, fecha de nacimiento y domicilio.
A continuación, te resumimos lo señalado en la resolución, diferenciando los campos del registro y los datos adicionales que afloran al escanear el documento completo:
| Campos del registro citados (RD 933/2021) | Datos adicionales del escaneo del DNI (no exigidos) |
|---|---|
| Número de documento, tipo de documento, fecha de expedición, apellidos, nombre, sexo, fecha de nacimiento, domicilio | Rostro del viajero, número de equipo de expedición, nombres de los progenitores |
En consecuencia, el mensaje práctico es sencillo: el registro del viajero se cubre con los campos obligatorios; capturar la imagen íntegra del DNI añade información innecesaria y vulnera el principio de minimización.
¿De cuánto fue la multa y cómo bajó de 9.000 a 5.400 euros?
La AEPD impuso inicialmente 9.000 euros al considerar que las prácticas del hotel vulneraban la minimización de datos del art. 5.1 RGPD. Posteriormente, al reconocer la responsabilidad y optar por el pago voluntario, la cifra se redujo en dos tramos del 20% cada uno.
Pasos y cantidades exactas de la reducción aplicada:
- Sanción inicial: 9.000 euros.
- Reducción del 20% por reconocimiento de responsabilidad: 7.200 euros.
- Reducción adicional del 20% por pago voluntario (pronto pago): 5.400 euros.
En suma, un 40% menos que ya querría cualquiera para la habitación con spa. Pero, ojo: la rebaja no borra la infracción; solo ajusta el importe final tras cumplir las condiciones previstas.
Cómo actuar si te piden escanear el DNI en un hotel
Si en el mostrador te solicitan escanear el DNI completo, puedes negarte, tal y como hizo el cliente que reclamó el 28 de junio de 2024. El hotel puede cumplir el RD 933/2021 copiando los campos necesarios y comunicándolos a las autoridades, sin conservar la imagen total del documento.
Para los establecimientos, la guía es igual de clara: recojan lo exigido y nada más. De ahí que la AEPD subraye la minimización de datos del art. 5.1 del RGPD: anotar lo imprescindible para el registro sí, capturar el documento entero no. Y si se abre un procedimiento sancionador, reconocer la responsabilidad y acogerse al pronto pago puede reducir el importe (en este caso, de 9.000 a 5.400 euros).